Wenn künstliche Intelligenz modernes Vereinsmanagement ermöglicht: Die digitale Verwaltung beim SV Virnsberg umfasst inzwischen alle Bereiche

Digitalisierung ist in aller Munde und auch am Thema KI kommt man kaum noch vorbei. Entscheidend ist jedoch die Frage, welchen konkreten Mehrwert beides in Kombination schafft und wie viel tatsächlich in die Umsetzung geht, anstatt in Marketing-Luftschlössern zu verharren. Dass selbst kleine Dorf-(Schützen-)Vereine von diesen Technologien profitieren können, bewiesen die Virnsberger Schützen. Die Vorstandschaft des SV Virnsberg optimiert seit Jahren die interne Verwaltung und hat nun den nächsten Entwicklungsschritt vollzogen. Dieser soll dabei helfen, die Vereinsstrukturen langfristig zu erhalten und zu stärken.

Wenn die KI ein Schütze wird

Seit 2003 ist der SV Virnsberg mit einer Website sv-virnsberg.de im Internet präsent. Aus der ursprünglichen Homepage wurde im Laufe der Zeit zunehmend der Dreh- und Angelpunkt des Vereinsmanagements. Als beispielsweise sämtliche Wettkampfdaten bis zurück in die 1950er-Jahre auf Basis handschriftlicher Aufzeichnungen in mühevoller Kleinarbeit bereits 2017 digitalisiert und strukturiert wurden, ahnte kaum jemand, was man damit noch alles machen könne. Der vereinsinterne Livestream zeigte erstmals eindrucksvoll, dass digitalisierte Vereinsdaten nicht nur das Leben leichter machen, sondern auch ganz neue Möglichkeiten öffnen. Aus einfachen Livestreams wurden zuerst Livebilder mit Statistiken und Zusatzinformationen. Heute hingegen fließen beispielsweise die Anzahl der Wettkämpfe pro Schütze autonom in ein internes Ehrungssystem ein. Dieser Schritt bedurfte aber einer stetigen Fortentwicklung der internen Prozesse.

Die Version 5 der Website ging 2020 mit neuen Funktionen online und fungierte erstmals als Middleware zwischen den digitalen Schießständen und Vereinsdaten. Sechs Jahre später war es Zeit für die nächste Entwicklungsstufe. Die zentrale Frage lautete: Wie lässt sich ein System mit mehr als 2.000 Artikeln, über 30.000 Bildern, einem eigenen Liga-Management-Bereich und mehr als 50.000 Besuchern pro Jahr effizient modernisieren – und das weiterhin vollständig in ehrenamtlicher Arbeit?
Als Referenz diente der Aufwand für Version 5, deren Entwicklung nahezu ein komplettes Jahr in Anspruch genommen hatte. Erfahrungen aus der Arbeitswelt flossen in das neue Projekt ein: Ein KI-Agent wurde trainiert und die ersten Ergebnisse erwiesen sich als vielversprechend. Nachdem insbesondere die Wettkampfdaten neu und universell strukturiert vorlagen, „sprach“ der Agent innerhalb kurzer Zeit die vereinseigene „Schützensprache“. Je präziser die Datenmodellierung vorgegeben wurde, desto besser arbeitete der digitale Helfer.
Das sogenannte Prompting – das gezielte Anweisen der KI per Texteingabe – lieferte auf allen Ebenen brauchbare Ergebnisse und erkannte sogar selbstständig Inkonsistenzen in den Wettkampfergebnissen.

Innerhalb von nur fünf Wochen stand Version 6 bereit. Sie bietet deutlich mehr Flexibilität, übernimmt den gesamten bisherigen Inhalt samt Funktionen und erweitert die Plattform um zahlreiche neue Features. Das Ergebnis ist unter sv-virnsberg.de einsehbar. Der Zeitgewinn für die Ehrenamtlichen des Vereins war allein bei diesem Vorhaben in monetären Maßstäben kaum auszudrücken.

Agenda 2040+, Prozesse und Vereinsplattform

Mit einer reinen Repräsentation im Netz gaben sich die Virnsberger jedoch nicht zufrieden. Die Vereinsführung um Christoph Strauß und Fabian Sporer rief zu Jahresbeginn die „Agenda 2040+“ aus. Ziel ist es, konkrete Maßnahmen zu definieren, auszuarbeiten und umzusetzen, damit der Verein auch über das Jahr 2040 hinaus erhalten bleibt und zukunftsfähig wird. Zentrale Bausteine dabei sind klar

dokumentierte Prozesse und personenunabhängige Strukturen.
Im Mittelpunkt standen allseits bekannte Fragen wie: Wo ist zentral einsehbar, wer wann geehrt wird? Wer besitzt welchen Schlüssel zum Schützenhaus? Wann laufen Pressluftkartuschen ab? Wie können Dokumente und Vorlagen für die erweiterte Vorstandschaft zentral bereitgestellt werden? Wo sind Prozesse hinterlegt und in Checklisten überführt? Welche Vertragsverhältnisse bestehen und wo finden sich die zugehörigen Kundennummern? Wie lassen sich digitale Zugänge sicher verwalten? Und wie entsteht ein automatisch durchsuchbares Vereinsarchiv?

Aus diesen Fragestellungen entstand der Teil des „Eisbergs“, der nach außen kaum sichtbar ist, intern aber den größeren Umfang hat. Die neue Vereinswebsite bietet – verschlüsselt und unter Beachtung des Datenschutzes – die Möglichkeit, all diese Informationen zentral zu verwalten. KI beschleunigte dabei die Implementierung neuer Funktionen und Module erheblich und liefert parallel bei Bedarf schon direkt die Antworten. Innerhalb von Minuten entstehen maßgeschneiderte Lösungen, die ihren Ideenursprung in den Arbeitsgruppen der „Agenda 2040+“ finden.

Gleichzeitig gilt weiterhin die bekannte Regel: Ein schlechter Prozess wird durch Digitalisierung nicht automatisch gut. Trotz aller Technik mussten Abläufe zunächst mit Stift und Papier transparent gemacht und Informationen teilweise überhaupt erst zusammengetragen werden. Neue Ideen, der Blick über den Schützen-Tellerrand und Erfahrungen aus der Arbeitswelt sind der Treibstoff für diese Transformation. Dazu gehört auch, vermeintlich eingefahrene Gewohnheiten kritisch zu hinterfragen. In diesem Zusammenhang wurde beispielsweise eingeführt, dass im Schützenhaus vollständig digital bezahlt werden kann. Das erleichtert den Beteiligten die Abwicklung und verbessert den Diebstahlschutz; Barzahlung bleibt selbstverständlich weiterhin möglich.

„Ziel ist es, die Einstiegshürde für Mitarbeit im Verein so gering wie möglich zu machen. Gleichzeitig soll der Aufwand für alle, die den Verein bereits aktiv gestalten, möglichst effizient bleiben“, erklärt 1. Vorstand Christoph Strauß. „Keine kommerzielle Software bildet unseren Verein eins zu eins ab. Jetzt können wir Prozesse zentral so gestalten, wie wir sie tatsächlich brauchen und uns passgenau selbst optimieren. Die Kosten hierfür sind im Verhältnis vernachlässigbar.“ Nach Angaben des Vereins beliefen sich die KI-Kosten für die Umsetzung auf insgesamt 41,56 Euro – bei einem Verein mit etwas mehr als 130 Mitgliedern.

Die KI ist noch nicht fertig

Der Verein sieht sich erst am Anfang dieser neuen Form des Vereinsmanagements. Der vereinsinterne Livestream ist bereits über die Landesgrenzen hinaus bekannt und bekommt in Kürze ebenfalls ein komplett neues Framework. Selbst eine Kooperation mit einer Firma in Shanghai zur Live-Erfassung der Ringkornansicht aus Schützenperspektive und der Integration in den Stream baut auf diesen Entwicklungen auf. Ohne Agenten-Unterstützung wäre dieses Vorhaben zeitlich nicht stemmbar.

Inzwischen unterstützt KI auch deutlich bodenständigere Vereinsaufgaben. Das Zusammenstellen von Zahlen, Daten und Fakten für Ehrungen, Reden oder Ansprachen erfordert nicht mehr das mühsame Durchsuchen von fast 4.000 Seiten handgeschriebener Protokolle; oft genügt eine gezielte Anfrage an die KI. Selbstverständlich werden die Ergebnisse bei Bedarf weiterhin manuell verifiziert. „Für das Führen der Vereinsannalen ist der digitale Ansatz ein echter Zeitgewinn“, sagt Schriftführerin Carolin Strauß.

Für großen Zuspruch sorgte außerdem das erste Bild-zu-Video-Projekt: Eine Fahnenweihe aus dem Jahr 1966 wurde allein auf Basis von rund 80 Dias zu einem vertonten Video verarbeitet. Alte Ortsansichten wurden über die künstliche Intelligenz in 3D und Farbe rekonstruiert, und historische Aufnahmen verstorbener Mitglieder und Ortsansässiger wurden filmisch animiert – obwohl damals keine Videoaufnahmen existierten. Das zweite Video dieser Reihe basierend auf über 200 digitalisierten Dias aus dem Vereinsarchiv ist schon in Arbeit. Diese Form der wiederbelebten Vereinsgeschichte lässt generationsübergreifend Begeisterung für die neuen Möglichkeiten aufkommen.

„Digital Signage“ gehört inzwischen wie selbstverständlich zum Vereinsalltag. Im Schützenhaus informieren mehrere Displays automatisch über Neuigkeiten aus dem Vereinsleben: Videoberichte, Wettkampfergebnisse, Termine und Beiträge werden direkt über die Website vollautomatisiert ausgeleitet. So erreicht der Informationsfluss die Mitglieder ohne doppelte Pflege, und auch Gäste erhalten einen multimedialen Einblick. Die Bildschirme ersetzen dabei nicht das gesellige Beisammensein, sondern schaffen zusätzliche Gesprächsanlässe – ein Konzept, das bereits in anderen Vereinen Nachahmer gefunden hat.

Die Außenwirkung profitiert ebenfalls von der gebündelten Informationsbasis. „Wenn neue Mitglieder aus über 30 Kilometern Entfernung direkt zu uns kommen und dabei mehrere andere, naheliegendere Schützenvereine überspringen, weil sie vom Auftritt überzeugt sind, dann haben wir Vieles richtig gemacht“, resümiert 2. Vorstand Fabian Sporer.

„Und was noch hinzukommt: Unsere jungen Sportler können in den sozialen Medien mit ihren Klassenkameraden konkurrieren. Die wiederum können in den anderen Sportverbänden auf ein viel breiteres mediales Angebot, selbst in den untersten Ligen, zurückgreifen“, so Sporer.

Generationenwechsel als einer der Erfolgsfaktoren

Mit einem Durchschnittsalter von knapp unter 30 Jahren und einem Frauenanteil von 50 Prozent auf den ersten sieben Positionen der Vorstandschaft ist dem Verein der Generationenwechsel gelungen. Das begünstigt die Offenheit gegenüber Digitalisierung und KI. Genauso wichtig ist jedoch die Unterstützung der erfahrenen Mitglieder: Ohne deren Wissen, Rückhalt und Verständnis für Neues wäre dieser Ansatz im Vereinsmanagement nicht möglich und würde eher Probleme als Vorteile schaffen.
Neudeutsch spricht man hier von gelungenem „Change Management“ – der gezielten Planung, Steuerung und Begleitung größerer Veränderungen in einer Organisation. Die Grundlagen sind damit geschaffen, um auf bestehende und künftige Herausforderungen zu reagieren: verstreute Wohnorte, Mitgliedergewinnung, begrenzte Zeitressourcen durch Beruf und Ausbildung sowie den Umgang mit neuen Technologien. Beim SV Virnsberg ist der erste Schritt getan und der Einsatz von KI inzwischen gelebte Praxis.